Certificado de Regalos POS

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Los certificados de regalos son uno de los métodos que ofrecen las empresas para poder vender sus productos. En InterFuerza, mostraremos como puedes configurar sus certificados de regalos para brindarlo a sus clientes.

En el POS los certificados se pueden manejar como notas de crédito, anticipos, cupones o forma de cobro.
La opción a usar dependerá de si se requiere tener guardado un documento que indique el saldo a favor que tiene el cliente que canjeará el certificado, en cuyo caso la recomendación sería utilizar nota de crédito o abono a cuenta. Si no se requiere tal documento la recomendación es la opción de certificado por cupón o por forma de cobro. La diferencia entre estos dos últimos es que el cupón representa un descuento por monto a la venta previamente configurado, mientras que la forma de cobro representa una forma de cobro adicional que hay que ingresar al cobrar la factura del canje.
A continuación, los pasos a seguir para emitir un certificado de regalo a sus clientes en la plataforma de POS, mediante nota de crédito o anticipo:

1. Crear el Certificado de Regalo como Servicio

Para empezar a configurar tus certificados de regalos en InterFuerza, deberás ir al modulo de Mi Empresa > Productos y Servicios > Crear:

Se procede a llenar el formulario. Si no desea que sus inventarios se vean afectados, seleccione en Tipo de Producto como SERVICIO, y seleccione Guardar al finalizar el formulario.
En el nombre del servicio puede colocar la denominación ejemplo “Certificado de 20$”.
También se puede crear como tipo PRODUCTO, si se desea llevar el inventario del certificado de regalo.

Para más información de cómo crear sus servicios en Productos y Servicios puede acceder al siguiente enlace: Creación de Servicios.

2. Creación de Factura para el Certificado de Regalo

Proceda a crear una factura a nombre del cliente que desee adquirir el certificado de crédito en Mi Empresa > Facturas > Crear:
Esto se realiza en el POS, menú de facturas. Se selecciona el cliente, y luego se busca y selecciona el certificado que se le va a vender:

Termine de llenar los datos, cobre y crea la factura.

Para más información de cómo crear sus Facturas, puede acceder a la siguiente guía: Facturación

3. Creación de Nota de Crédito - Certificado de Regalo

Para que quede en el sistema y en el POS registrado el certificado a favor de un cliente que acudirá a canjearlo en el futuro, se puede crear una nota de crédito o un anticipo, los cuales estarán pendientes hasta que se utilicen en el cobro de una factura (que sería el canje del certificado).

Opción 1: Nota de crédito

En el POS, diríjase al menú de devolución, seleccione el cliente, el cual puede tener un nombre genérico ya que no se conoce quién lo canjeará. Ejemplo “Cliente de certificado de 20$” o “Cliente de certificado”.
Luego busque y seleccione el certificado de regalo de la denominación vendida (tener en cuenta que si fue creado como producto se devolverá al inventario). La opción de nota de crédito se coloca en verde para que se cree como saldo a favor.
En comentario se puede colocar el número o código del certificado.

Luego seleccione cobrar para que se guarde el documento.

Opción 2: Anticipo (abono a cuenta)

Primero, debe tener creado en la plataforma web, en la tabla “lista de tipos de formas de cobro” la cual está en el menú de configuración. administrador de tablas, la forma de cobro y la cuenta contable que se utilizará para crear el anticipo.
Esta forma de cobro debe llamarse exactamente: CERTIFICADO.Es necesario colocar una cuenta contable, la cual, no se recomienda que sea de banco o caja, sino una cuenta de tránsito donde se almacenará el monto del certificado vendido. Por ejemplo si la cuenta de venta del certificado es la 4004, la cuenta que se coloque en la tabla en la forma de cobro Certificado puede ser esa misma 4004, de forma que cuando se cree el anticipo, cancele esa cuenta transitoria y se registre la venta solo cuando se haga la factura del canje.

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Se recomienda consultar con su contable qué cuenta utilizar si tiene alguna duda.

Este paso se omite si la forma de cobro del certificado ya está creada y con su cuenta.

Luego, se procede a crear en el POS, el menú de anticipo con el monto del certificado. Seleccione el cliente, el cual puede tener un nombre genérico ya que no se conoce quién vendrá a canjearlo. Ejemplo “Cliente de certificado de 20$” o “Cliente de certificado”. Se coloca el monto, y en comentario se puede poner el código del certificado.

Haga clic en cobrar y se crea el anticipo, el cual estará pendiente hasta que se aplique a una factura.
También se puede crear el anticipo cuando el cliente pueda canjear el certificado, con la ventaja de que así se puede crear a nombre del cliente real que viene a realizar el canje.

Canje del Certificado de Regalo

Para canjear el certificado de regalo, primero debe crear la factura con el detalle de lo que el cliente nuevo esté comprando. Esta factura, debe hacerse a nombre del mismo cliente al cual se creó la nota de crédito o el abono a cuenta, al menos que esto último se anule y se cree bajo el nombre del cliente nuevo.
Otra opción, para que todo esté a nombre del cliente nuevo, sería si usó un cliente genérico, editar el nombre del mismo, pero esto se haría a nivel de la plataforma web y solo si el cliente no tiene otros documentos pendientes de otros clientes.
La factura debe ser de tipo crédito. Ejemplo:

Se crea con la opción de cobrar.
Luego nos diríjase al menú de pagar y seleccione el anticipo o nota de crédito, y la factura previamente creados. Se puede buscar mediante el código de certificado si este se escribió en el comentario.

Se selecciona ambos documentos:

Se selecciona cobrar y se cobra la diferencia si la hay.

Se cobra y listo, de esta manera se registró el uso del certificado y se cobró la diferencia que hacía falta.

Certificado de regalo en el POS utilizando cupones:

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Otra opción que existe para manejar certificados de regalo en el POS, es mediante el uso de cupones, el proceso sería el siguiente:

1. Primeramente se debe crear el producto o servicio del certificado de regalo en la plataforma web, lo cual se detalló en la sección anterior.

2. Creación del cupón para el Certificado de Regalo

Desde la plataforma web, en el módulo mi empresa, en cupones, proceda a crear el cupón que representará el monto del certificado. El mismo se configuraría como un descuento por monto, y en código se colocaría el código mediante el cual se buscará el certificado, ejemplo:

3. Creación de Factura de venta del Certificado de Regalo

Una vez creado el certificado y el cupón, se procede a crear la factura de venta del certificado. Esto se realiza en el POS, menú de facturas. Se selecciona el cliente, y luego se busca y selecciona el certificado que se le va a vender:

Termine de llenar los datos, luego cobre y realice la factura.

4. Canje del Certificado de Regalo

Para canjear el certificado de regalo, debe crear la factura con el detalle de lo que el cliente nuevo esté comprando. Primero seleccione los productos:

Luego busque el certificado mediante el código del cupón, y seleccione para aplicar el descuento. Puede colocar en el campo de comentario, el código del certificado.

Finalice creando la factura con la opción cobrar, se cobra la diferencia si existe.

De esa manera se registra el uso del certificado mediante cupón.

Certificado de regalo en el POS utilizando forma de cobro:

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La cuarta opción que existe para manejar certificados de regalo en el POS, es mediante el uso de forma de cobro, el proceso sería el siguiente:

1. Primeramente se debe crear el producto o servicio del certificado de regalo en la plataforma web, lo cual se detalló en la primera sección.

2. Creación de forma de cobro para el certificado:

Esto se realiza en el administrador de tablas, menú de configuración. El nombre exacto debe ser CERTIFICADO, se puede usar la que trae el sistema. Es muy importante asignar una cuenta contable, que será donde se debitará el monto de los certificados. Esta cuenta no se recomienda que sea de banco o caja, sino una cuenta de tránsito donde se almacenará el monto del certificado vendido.
Por ejemplo si la cuenta de venta del certificado es la 4004, la cuenta que se coloque en la tabla en la forma de cobro Certificado puede ser esa misma 4004, de forma que cuando se cree el cobro de la factura del cliente que viene a canjear, se cancele esa cuenta y permanezca solo la venta de la nueva factura.

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Se recomienda consultar con su contable qué cuenta utilizar si tiene alguna duda.

Este paso se omite si la forma de cobro del certificado ya está creada y con su cuenta.

3. Creación de Factura de venta del Certificado de Regalo

Una vez creado el certificado y el cupón, proceda a crear la factura de venta del certificado. Esto se realiza en el POS, en el menú de facturas. Seleccione el cliente, y luego busque y elija el certificado que se le va a vender.

Al completar los datos, proceda a cobrar y crear la factura.

4. Canje del Certificado de Regalo

Para canjear el certificado de regalo, debe crear la factura con el detalle de lo que el cliente nuevo esté comprando.

Luego seleccione cobrar y elija la forma de cobro>Otros>CERTIFICADO y coloque el monto del certificado. En el campo # Cuenta se puede colocar el código del certificado.

Si hay un monto restante por cobrar se coloca en la forma de cobro que el cliente esté dando y se termina de crear la transacción.

De esta forma se registra el uso de certificado mediante forma de cobro.